UODO: Szkoła nie musi mieć zgody rodziców, by korzystać z e-dziennika

UODO: Szkoła nie musi mieć zgody rodziców, by korzystać z e-dziennika

Elektroniczny dziennik szkolny zawiera szereg danych osobowych jak: nazwiska, adres zamieszkania, data urodzenia. By przetwarzać te informacje szkoła nie potrzebuje zgody rodziców, podstawą jest tu przepis prawa – przypomina Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Jak wskazuje UODO, dzienniki lekcyjne mogą być prowadzone tradycyjnie lub także w postaci elektronicznej (dzienniki elektroniczne), a za zgodą organu prowadzącego szkołę (np. gminy) mogą być prowadzone wyłącznie w tej postaci.

Sposób prowadzenia dokumentacji przez placówki oświatowe regulują przepisy prawa.

Szkoły prowadzą dla każdego oddziału dziennik lekcyjny, w którym dokumentuje się przebieg nauczania w danym roku szkolnym – wynika to z par. 8 ust. 1 rozporządzenia ministra edukacji narodowej z 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Rozporządzenie to wydano na ustawy z 14 grudnia 2016 r. ─ Prawo oświatowe i to z tych aktów prawnych wynika sposób prowadzenia dokumentacji przez placówki oświatowe.

Dziennik lekcyjny zawiera dane zarówno uczniów, jak i ich rodziców np. nazwiska i imiona uczniów, daty i miejsca urodzenia oraz adresy ich zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania (jeżeli są różne od adresu zamieszkania ucznia) oraz adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają. Zgodnie z Prawem oświatowym ilekroć w przepisach jest mowa o rodzicach, należy przez to rozumieć także prawnych opiekunów dziecka oraz osoby (podmioty) sprawujące nad nim pieczę zastępczą.

UODO podkreśla, że „szkoła przetwarza dane osobowe w dziennikach elektronicznych na podstawie przepisów prawa, które nakładają na nią obowiązek prowadzenia tej dokumentacji, czyli w oparciu o podstawę z art. 6 ust. 1 lit. c RODO”.

– W związku z tym szkoła nie musi pozyskiwać od rodziców zgody, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. a RODO, aby przetwarzać te dane zgodnie z prawem – zauważa Urząd.

Szkoła, która prowadzi dziennik elektroniczny, musi zapewnić ochronę danym zawartym w dzienniku, m.in. przed dostępem osób nieuprawnionych, zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą. Dodatkowo szkoła, która prowadzi dokumentację z wykorzystaniem dziennika w formie elektronicznej ma obowiązek umożliwić bezpłatny wgląd rodzicom do tego dziennika, w zakresie dotyczącym ich dzieci.

– Przetwarzanie danych osobowych w dzienniku elektronicznym, do którego mają dostęp rodzice, nie oznacza, że dane te będą powszechnie dostępne w Internecie, czy też dostępne dla rodziców innych uczniów danej placówki. Dziennik elektroniczny to program, który służy do dokumentowania przebiegu nauczania, umożliwiający rodzicom m.in. bieżące śledzenie postępów w nauce ich dzieci. Prowadzenie dziennika elektronicznego wymaga zastosowania odpowiednich zabezpieczeń, co oznacza, że dostęp do danych w nim zawartych mają tylko osoby uprawnione, np. nauczyciele i rodzice uczniów – w zakresie, który dotyczy wyłącznie ich dzieci – podkreśla UODO.

Fot. Pixabay